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作者
標題 Re: [心得] 職場沒人教的事_撰寫有效率的Email 信件
時間 Fri Aug 30 20:10:29 2019
作者
標題 Re: [心得] 職場沒人教的事_撰寫有效率的Email 信件
時間 Fri Aug 30 20:10:29 2019
之前分享過Email的技巧，跟大家多補充一些實戰細節。
1. 口頭約定寫入Email。
工作上很多時候會有口頭與人討論的情況，不論是主管交辦任務，或是同事間討論。
不論是面對面談，或者是電話中討論，建議回到座位上，把剛剛討論的結果，簡潔
明瞭的寫入信中再寄給對方。
一方面顯示我方重視，另一方面則是白紙黑字，以後比較不會有爭議。
人的記性是很有限的，白紙黑字對雙方都比較有保障。
記得用字語氣要婉轉一些就是
2. 何時用連結? 何時用附件?
用雲端硬碟分享檔案是最近幾年的流行。這邊提供幾個簡單判斷條件：
檔案不常更新的用附件；檔案時長更新的用連結。
需要掌握檔案主控權的用連結，可以隨時停止共用分享。
檔案小的用附件，檔案大的用連結。
附件在操作上還是比連結快一些
收件者會常飛來飛去的用附件，因為收件者可能在國外或飛機上，不一定隨時有網路。
3. 信件副本該給誰？
這邊要先搞懂，主要收件者的定義：收到信件後需要"採取"動作的人
因此若是這個人只需要"收到通知"即可，而不需要採取行動，就可以放在副本。
最常見的例子是，新人寄信到部門以外，最好副本給主管。讓主管知道你跟外面溝通
的狀況。有些公司會希望副本給職務代理人(或者整個單位)，就看各自規定。
特殊例子是，信件往返之中，突然需要通知或指派在副本中的某人，就會需要把他從
副本拉到主要收件者。
4. 工作收到的信太多怎麼辦？
善用寄件軟體的標籤功能，把自己出現在主要收件者的信件加上標籤，就可以知道
哪些是給我的信，需要注意或採取動作。完整了就可以打個勾，同時兼具簡單的
任務管理功能。而沒有標籤的信件，就是人在副本收件者，有時候半天掃過一輪就行。
延伸變化就是，寄件者是主管的也做記號，及時你在副本收件者。這樣會讓你知道
那些信件主管比較在意，需要優先處理或提高注意力。
周末幾點分享，希望對大家有幫助。
太久沒回文，練練打字~
※ 引述《wt (Time to Change!)》之銘言：
: 職場白領上班族幾乎都需要寫Email。有趣的是，學校從來沒教過。
: 因此部門新人進來都要教一次。而這是之前給新人訓練的課程內容。
: 擷取部分出來分享給有緣看到的版友。
: ==========================
: [為何職場Email重要]
: 一、職場上，時間很重要。
: 一封好的Email能讓讀信者在短時間內理解內容、並採取行動。實務上，有時
: 結構不良、長篇大論的Email會被閒置，等到有空再讀。如此一來處理時間就會拉長。
: 而讀信者的時間很寶貴，尤其是主管。因此節省讀信者的時間，就是節省自己的
: 時間。減少溝通時間成本，會讓工作更有效率。
: 二、展現個人能力
: 好的Email能展現寄件者的表達溝通能力，在層層轉寄中，有機會讓更其他主管
: 注意到。亦能提高他人與我們合作的意願。
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推 : 實用推1F 08/30 20:36
推 : 推好文2F 08/30 20:39
推 : 推3F 08/30 21:47
→ : 主管每天收這麼多信，根本懶得看肥宅CC他的信件4F 08/30 22:10
推 : 感謝分享5F 08/30 22:50
推 : 推6F 08/30 22:53
推 : 主管口頭交辦寫email？7F 08/30 23:22
推 : 受益良多，推8F 08/31 00:06
推 : 不論是不是主管、或者誰交辦我交辦，我回座位第一件事就是發信，內容寫＂Hi XXX： 如剛剛面談 .....＂作為紀錄，副本給會被影響到的人然後設定為待辦之後發信。9F 08/31 06:57
推 : 推 基本實用12F 08/31 08:13
推 : 對新鮮人來講蠻實用13F 08/31 09:53
推 : 推口頭交辦真的要立即以mail做再確認，若理解有出入也不會完全都是自己的責任14F 08/31 17:44
推 : 謝謝分享，白紙黑字很重要16F 08/31 22:41
推 : 謝謝很棒17F 08/31 23:38
推 : 謝謝分享18F 09/01 09:57
推 : 推19F 09/01 14:54
推 : 然後你會發覺每個副本都給主管，主管都沒在看20F 09/01 19:48
推 : 推分享文21F 09/01 21:23
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